Dienstleistung
Themenbereiche
  • Veränderte Anforderungen an Datenschutz und Datensicherheit
  • Veränderungen in der Unternehmensorganisation und bei Unternehmensprozessen
  • Flexible Arbeitsorte (z.B. Telearbeit, mobiles Arbeiten, flexible Büronutzungskonzepte)
  • Mitbestimmung bei der Einführung digitaler Technologien

Herausforderung
Digitalisierung ist in aller Munde. Das macht auch vor den Dokumenten in Unternehmen nicht halt. Seit dem 01.01.2015 sind alle Unternehmen gemäß GoBD (Randziffer 119) dazu verpflichtet alle elektronischen Dokumente und E-Mails digital zu archivieren. Was würde sich dafür besser eignen als eine revisionskonforme elektronische Archivierung, die alle im Unternehmen anfallenden Dokumente automatisch archiviert. EcoDMS bietet kostengünstige Software an, mit der auch kleine und mittelständische Unternehmen einen guten Einstieg in die Digitalisierung finden. Schon nach kurzer Zeit, werden Sie den Mehrwert dieser Anwendung nicht mehr missen wollen. Sie haben alle Dokumente zentral an einem Ort, sparen Kosten und finden alle Dokumente in sekundenschnelle wieder. Dadurch sind Sie flexibler und haben mehr Zeit für das Wesentliche.

Vorgehen
Nach einer ausführlichen Bestandsaufnahme Ihrer Bedürfnisse, wird ein Konzept entwickelt, das eine schnelle und unproblematische Einführung der Archivierung gewährleistet. Neben der eigentlichen Software, werden auch die kostenlosen Schnittstellen für MS-Office, Libre-Office und Thunderbird bei Bedarf mitgeliefert. Dadurch ist es möglich, aus allen Office-Anwendungen direkt in das Archiv zu speichern. Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von Anwendungen, die von ecoDMS direkt unterstützt werden. Auch wenn Sie eine ganz andere Anwendung haben, können Sie auch über den mitgelieferten PDF-Drucker direkt im Archiv speichern. Als Client-Server-System bietet das Programm all das, was von einer professionellen Archivlösung erwartet wird. Eingesetzt werden die Programme ecoMAILZ (E-Mail archivierung) und/oder ecoDMS (Dokumentenarchivierung). Diese Programme, sind plattformübergreifend und können somit auf unterschiedlichen Betriebssystemen wie Windows, Linux, MacOS und NAS eingesetz werden. Natürlich sind alle notwendigen Komponenten wie PDF-Drucker, OCR-Volltextindizierung und Vorlagenerkennung enthalten.

Ergebnis
Einführung eines kostengünstigen und leicht zu bedienenden Dokumentenmanagementsystems. Hiermit ist die Archivierung aus allen Anwendungen im Unternehmen für alle anfallenden Dokumente gewährleistet. Und das mit integrierter Volltextsuche. Durch die Auswahl einer Branchen-Vorbelegung des Archivs und der Einrichtung einer Rechnungsbearbeitung (Workflow), ist das DMS bereits nach kurzer Zeit einsatzbereit. Das ist ein echter Mehrwert!

USR-IT Dienstleistungen
Griemensiek 15a
32756 Detmold

Ansprechpartner/in
Ulf Raczak

T 05231 5004674
M usr@dms-archivierung-owl.de

dms-archivierung-owl.de